img_head
ARTIKEL

Pembelajaran Input Data pada Sistim Informasi Penelusuran Perkara ( SIPP) dalam Kaitannya dengan Manajemen Risiko

Sep07

Konten : artikel hukum
Telah dibaca : 29 Kali

Suatu aktivitas manajemen organisasi secara alamiah akan terjadi suatu perubahan dan perkembangan. Perubahan terjadi secara naluriah maupun akal ke arah suatu perbaikan-perbaikan. Perbaikan dimaksudkan untuk penyempurnaan sistim yang ada.
    Di era perubahan transformasi budaya kerja dan pola pikir yang sederhana, yang mungkin bersifat serba manual, pendataan secara phisik, cara kerja manual, karena  terpengaruh perkembangan filsafat dan iptek, berubah kearah modern yang serba canggih dengan standar high tecnology. 
    Kondisi demikian tentu menuntut perubahan pola pikir dan budaya kerja SDM pada suatu manajemen organisasi. SDM pelaku kerja harus dapat mentransformasi diri ke arah perubahan yang terjadi. Dengan tanpa dapat mengikuti atau menyesuaikan atas perubahan yang terjadi, selain akan terjadi efek bagi diri dan manajemen kinerja juga bisa terjadi efek negatif dari SDM gagal dalam merubah diri menyesuaikan perkembangan iptek dan filsafat yang dapat berakibat terjadinya suatu risiko.
    Kegagalan SDM menstransformasi diri tersebut jika dianalisis penyebabnya adalah banyak hal. Bisa jadi SDM tidak menyambut secara tulus karena sudah merasa nyaman pada kondisi manual, atau bisa jadi SDM memang dalam kondisi sulit untuk dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan yang terjadi. Kemungkinan lainnya SDM mampu menstransformasi diri tetapi masih dalam kategori rendah karena rendahnya kesadaran akan pentingnya perubahan. Padahal perubahan dari tatanan manajemen organisasi yang serba manual ke teknologi dengan penggunaan aplikasi2 teknologi informasi sebagai pengganti administrasi manual bersifat pasti terjadi tidak bisa dihindari. Sehingga mau tidak mau SDM pelaku kinerja pada hakikatnya bersifat harus menyesuaikan dan menstransformasi diri dari yang bersifat manual ke teknologi tinggi yakni dengan penggunaan aplikasi teknologi informasi dalam penggunaan administrasi manajemen organisasi. 
    Platfom keharusan transformasi diri pada suatu manajemen organisasi belum tentu berjalan sesuai yang direncanakan. Secara observasi obyektif, banyak terjadi kondisi terdapatnya jarak yang cukup menggejala dan membudaya yang bersifat masiv antara das sein dengan das sollennya mengenai transformasi diri tersebut. Hal terjadinya jarak antara kenyataan dengan harapan pada transformasi diri SDM pelaku kinerja pada hakikatnya tidak dapat dijustifikasi kepada SDM sepenuhnya. Hal ini bisa jadi karena sosialisasi2, pelatihan2 masih kurang, sementara perubahan teknologi informasi khususnya aplikasi2 teknologi informasi begitu cepat. Kondisi yang memerlukan penselarasan demikian tentu memerlukan kebijakan2 semua pihak terkait untuk menyesuaikan diri guna menjembatani jarak antara das sein dengan das sollen. 
    Kekurang tepatan atau keharmonisan SDM pelaku kinerja dengan pimpinan pada manajemen organisasi dalam arti mikro dan makro akan dapat mendatangkan dampak yang signifikan dari SDM dan organisasi terkait dengan validitas atau keabsahan produk kinerja dari manajemen organisasi. Validitas tersebut pada hakikatnya bisa bersifat serius karena bisa menyangkut core business dari suatu manajemen organisasi. Sehingga bisa menjadi tolok ukur dari berhasil atau tidaknya organisasi itu menjalankan tugas dan fungsinya. Kekurang berhasilan menjalankan tugas dan fungsi disana sini tanpa disadari akan berakibat secara serius, mendasar dan berat dari sisi manajemen risiko.
    Penerapan teknologi informasi sebagai pengganti administrasi manual akan berkaitan dengan aksesibilitas dan transparansi dari kinerja manajemen organisasi, sehingga bersifat transparan, informatif dan aksesabel. Transparansi aktivitas core business yang termuat pada model2 aplikasi transparansi yang mudah dijangkau oleh masyarakat secara luas karena termuat pada dunia maya, memerlukan kesahihan atau kebenaran kinerja manajemen organisasi, dari awal proses kinerja, saat atau selama proses kinerja dan out produk kinerja, harus memenuhi validitas secara substantif maupun formalitasnya. 
    Pengembangan dan penerapan aplikasi2 teknologi informasi pada manajemen organisasi saat ini begitu semarak dan masiv serta menyeluruh. Hal ini terjadi karena bersifat sebagai tuntutan zaman dan alam,sehingga harus disikapi secara tepat, benar dan professional. Sikap demikian berlaku baik bagi SDM maupun organisasinya, maka kiranya harus menyadari akan hakikat dari suatu aplikasi teknologi informasi dari makna dan akibat dari yang positif dan negatif. 
    Penerapan dan pengembangan administrasi perkara di peradilan telah dilakukan dengan Sistim Informasi Penelusuran Perkara atau SIPP atau dengan Case Tracking System atau CTS. Aplikasi SIPP berkembang terus dari versi 1 hingga saat ini versi 4.00. Pilot proyek SIPP versi 1 dicanangkan di empat pengadilan negeri yakni PN Bandung, PN Surabaya, PN Palembang dan PN Samarinda. Peresmian SIPP versi 1 dilaksanakan di PN Palembang pada tgl 25 April 2010 oleh Dr. Harifin Tumpa, Ketua Mahkamah Agung. Penulis saat itu selaku Ketua PN Samarinda turut hadir sebagai pengadilan negeri yang diresmikan pilot proyeknya. 
    Dari rentang sejarah penerapan SIPP di dunia peradilan sudah 10 tahun sebagai waktu yang begitu panjang dan telah beberapa kali dilakukan perubahan versi dari versi 1 sampai versi 4.00 saat ini, dapat dimaknai sebagai upaya serius dunia peradilan dalam upaya menerapkan pengadministrasian elektronik proses peradilan. Namun proses yang panjang, terus menerus tidak serta merta menjamin akan kepastian keberhasilan penerapan dalam ukuran capaian pada tolok ukur dengan standar baku mutu tertentu. 
    Terdapatnya kesenjangan antara
 das sein dengan das sollen dalam penerapan SIPP sebagai keprihatinan, terutama bagi SDM di dalamnya dan organisasi. Karena idealnya pada standar tertentu, dalam rentang panjang tersebut sudah terjadi penerapan administrasi elektronik secara minded. SDM pelaku di dalamnya harus menyadari dengan keluasan wawasan dan pandangan bahwa pengadministrasian peradilan sebagai disikapi akan makna dan hakikatnya untuk mewujudkan efektivitas, efisiensi, dan transparansi peradilan yang bersifat sebagai suatu keharusan. Tetapi meskipun telah menerapkan SIPP dengan sejarah panjang, di dunia peradilan masih juga terdapat penerapan administrasi secara manual, sehingga belum secara total menerapkan SIPP. Padahal dengan penerapan total SIPP asal terlaksana dengan baik dan profesional, dengan standar baku mutu tertentu  akan dapat menunjukkan kualitas dunia peradilan yang mendasar, meluas dan mengglobal karena bersifat efektif,efisien, transparan dan profesional.
    Penting disadari belum terjadinya penerapan SIPP secara total penyebab utamanya SDM pelaksana. Dari pengamatan observasi obyektif, masih terjadi input ke SIPP tidak tepat waktu, keliru, tidak lengkap, tidak  berurutan, kurang profesional, bahkan masih ada yang kurang peduli, bahkan tidak mengerti akan kesalahan2nya, tidak dilakukan pemegang password, masih ada fitur-fitur atau kolom2 yang kosong2 dan lain2, menunjukkan SDM perlu peningkatan kualitas diri perlu peningkatan dari sisi kedisiplinan, kemampuan, keahlian, kesadaran diri dan kemauan. 
    Sebagai kajian observasi obyektif, pada suatu dunia peradilan, terdapat in put perkara oleh admin sudah dinyatakan telah minutasi  dan bahkan sudah dalam proses lama, ternyata pada kontrol otoritas masih menunjukkan belum diminutasi, ternyata setelah diteliti terdapat penggunaan password tidak pada kewenangannya, misal in put penetapan hari sidang, jadwal sidang dan rencana persidangan menggunakan password panitera pengganti. Juga terdapat ketidak lengkapan input data pada fitur atau kolom jadwal sidang, rencana persidangan tidak diisi, misal terdapat 43 perkara. Setelah dilakukan sosialisai2, masih terdapat ketidaktepatan atau keakuratan input data ke SIPP, bahkan setelah berlaku SIPP versi 4.00 setelah dilakukan sosialisai, terhadap pembagian berkas setelah diteliti hanya ada 1 input data yang tepat dan benar, yang 9 perkara  masih terdapat kekurangan2. Pada SIPP tingkat banding versi 4.00 ada fitur atau kolom baru yakni rencana persidangan, maka fitur baru rencana persidangan harus diisi oleh ketua majelis dengan password atau anggota dengan passwordnya. Pada SIPP versi 4.00 tingkat banding, ada 3 kolom yang harus diisi oleh ketua majelis, penetapan hari sidang, rencana persidangan dan jadwal sidang. Ketidak akuratan input data jadwal sidang pada tempat sidang akan berakibat pada status perkara. Jika sudah diisi kolom penetapan hari sidang, akan muncul status perkara sebagai penetapan hari sidang, jika kolom jadwal sidang termasuk tempatnya diisi  secara cermat akan muncul status perkara persidangan. Bisa terjadi ketidakakuratan terutama  pada kolom jadwal sidang yang berlangsung terus menerus terhadap seluruh perkara yang ditangani, yang dalam status perkara tetap pada  penetapan hari sidang meski sudah berlangsung hari sidang,padahal jika input data akurat status perkaranya adalah persidangan bukan lagi penetapan hari sidang. Bahkan bisa saja terjadi seseorang akan menanyakan status perkembangan penanganan perkara dengan datang ke petugas PTSP, sewaktu dibuka oleh petugas PTSP, perkara yang telah ditetapkan persidangan pada tanggal dan bulan sebelumnya padahal waktu dicek pada bulan berikutnya tidak jelas statusnya pada SIPP, karena tidak ada data input data penundaan ke SIPP. 
    Dari kajian atau telaah data SIPP tersebut menunjukkan input data ke SIPP secara, tepat,lengkap, akurat dan profesional amat penting,bahkan setelah SIPP versi 4.00 tingkat banding,  untuk proses perkara secara e court bisa berakibat hal tertentu yang serius, meski untuk proses secara manualnya tidak seserius pada proses e court. Oleh karena terdapat perbedaan hakikat dan sifat proses pekara secara manual dengan e court, maka input data pada e court, terutama harus dilakukan secara profesional dengan pendekatan keilmuan manajemen, mengingat input data ke SIPP bersifat penting dan urgen. Mengingat SIPP bersifat aksesebel dan transparansif, yang dengan mudah dapat diakses masyarakat secara luas secara transparan, maka akan dapat berakibat serius jika tidak dilakukan input data secara lengkap, akurat, valid dan profesional, juga bisa berakibat terjadi risiko2 baik faktual maupun yuridis yang bisa bersinggungan atau terkait dengan masalah manajemen risiko.
    Dari pendekatan manajemen risiko, atas risiko2 yang bisa terjadi akibat input data ke SIPP tidak tepat, tidak akurat, tidak lengkap, tidak valid, tidak lengkap, tidak profesional, harus dilakukan perhitungan risiko, pemetaan risiko, kemudian dilakukan kajian2 pada identifikasi risiko, analisis risiko, penetapan level risiko, dan penting pula mitigasi risiko. 
    Langkah2 pendekatan manajemen risiko pada input data SIPP pada organisasi modern bersifat penting dan mendasar, agar dapat diperhitungkan risiko2 sebelumnya, sehingga dapat diminimalisir terjadinya risiko. Pemetaan risiko pada input data SIPP akan memudahkan pada bagian mana risiko2 biasanya terjadi dan apa penyebab risiko itu terjadi. Pada identifikasi risiko, akan dapat diidentikasi risiko2 apa saja yang timbul dan pada bagian apa atau mana penyebab input data ke SIPP yang menimbulkan risiko, apakah pada input data pada kolom2  penetapan majelis hakim, penunjukkan panitera pengganti, penetapan hari sidang dan masing2 dengan perubahannya,rencana persidangan, jadwal sidang, pertimbangan hukum dan amar putusan dan lain2. Masing2 kolom tersebut jika tidak diisi dengan baik,lengkap, akurat, valid, profesional, akan dapat menimbulkan risiko2, terlebih lebih aplikasi SIPP bersifat aksesebel, transparan dan masiv. Atas risiko2 yang terjadi dilakukan analisis risiko, untuk mengetahui risiko2 tersebut dalam kualitas apa dan bagaimana, agar dapat dilakukan treatmen yang baik untuk mengatasi atau memberi solusi, begitu juga perlu dilakukan penentuan level risiko untuk dapat mengategorikan tingkat risiko yang dihadapi dan solusinya. Untuk memperkecil atau meminimalisasi risiko yang terjadi perlu dilakukan mitigasi risiko, apalagi di era e court, e litigasi akan menjadi bersifat penting dan urgen. 
Hormat Dr. Suharjono